시작 전 확인
- 작업할 공용주소록 화면과 대상 자료를 먼저 엽니다.
사용 순서
- 해당 고객이나 협업 대상의 그룹을 선택합니다.
- 히스토리 에서 메모 입력 영역을 엽니다.
히스토리 패널 열기
공용주소록에서 그룹을 선택한 뒤 히스토리 를 누르면 활동 내역을 볼 수 있습니다. 상단에는 전체·메모·변경 기록·메일 구분이 있어 필요한 종류를 중심으로 확인할 수 있습니다.
예시 화면에는 연락처 등록과 그룹 등록 기록이 날짜·시각, 수행한 사용자 정보와 함께 확인합니다. 새로운 담당자가 정보를 확인할 때에도 어떤 기록이 남아 있는지 살펴볼 수 있습니다.
메모 작성하기
메모를 남겨 보세요 를 누르면 메모 편집기가 열립니다. 고객과 논의한 내용, 다음 연락에서 확인할 사항, 팀이 참고할 내용을 정리해 보세요.
1. 해당 고객이나 협업 대상의 그룹을 선택합니다.
2. 히스토리 에서 메모 입력 영역을 엽니다.
3. 업무 내용을 작성하고 필요한 서식을 적용합니다.
4. 첨부할 자료가 있다면 파일 첨부 도구를 확인합니다.
5. 내용을 검토한 뒤 메모 등록 으로 남깁니다.
서식과 첨부 도구 활용하기
편집기에는 굵게·기울임·밑줄 등 글자 서식과 정렬, 목록, 링크 등의 도구가 있습니다. 하단에는 파일 첨부 와 취소·메모 등록 버튼이 표시됩니다. 긴 내용은 목록으로 나누고, 관련 자료는 링크나 첨부 도구를 활용해 정리할 수 있습니다.
기록을 남길 때 정리할 내용
• 고객과 확인한 사항
• 추가로 답변하거나 확인할 항목
• 다음 연락에서 다룰 내용
• 팀에서 함께 참고할 자료
연락처의 이메일·전화번호가 바뀌었다면 메모만 남기기보다 연락처 정보도 함께 정리해 두세요.
이런 업무에 활용해 보세요
고객 문의에 여러 담당자가 대응하거나 담당자가 바뀌는 경우, 관련 그룹의 메모와 변경 기록을 먼저 살펴보세요. 앞선 업무의 맥락과 다음에 확인할 내용을 이어서 파악하는 데 활용할 수 있습니다.
고객 대응 이력을 남기는 기준
메모에는 확인한 사실, 아직 확인할 항목, 다음 담당자와 기한을 구분해 적습니다. 연락처가 바뀌었다면 메모뿐 아니라 연락처 상세 정보도 함께 정리하세요.
메일 기록을 확인할 때는 선택한 그룹과 히스토리의 메일 분류를 확인합니다. 메일 공유를 시작하는 위치는 메일 상세의 더보기 → 공유 → 공용주소록에 공유입니다. 공유 대상 그룹과 처리 결과를 확인하고, 자동 수집 여부는 관리자에게 확인하세요.
- 고객사 그룹을 선택하고 기존 메모·변경 기록을 읽습니다.
- 확인한 사항과 후속 조치를 메모에 작성합니다.
- 관련 메일을 공유했다면 같은 그룹의 히스토리에서 대상 메일을 확인합니다.
고객 그룹에 메일 이력을 모으기
메일 히스토리 기능의 사용 여부와 대상 그룹 접근권한을 먼저 확인합니다. 일반 태그와 공용주소록 그룹으로 복사하는 동작은 구분해야 합니다.
메일의 공유·공용주소록 복사 도구에서 대상 그룹을 검토하고, 처리 후 공용주소록의 해당 그룹에서 이력이 연결됐는지 확인합니다. 태그 방식이 표시되는 환경에서는 공용주소록용 태그인지 확인한 뒤 적용하세요.
- 보관할 메일과 고객 그룹을 확인합니다.
- 현재 메일 화면의 공유·복사 안내에 따라 그룹을 선택합니다.
- 그룹의 히스토리에서 메일 제목과 대상 그룹을 다시 확인합니다.
고객 메일 이력을 검색하고 인수인계하기
고객 그룹의 히스토리와 메일 보기에서 필요한 기록을 찾습니다. 보낸사람·받는사람·제목·내용 등 현재 제공되는 검색 조건으로 대상을 좁히고 메일 상세를 확인합니다.
이력이 보이지 않으면 로그인 계정과 그룹 접근권한, 히스토리 사용 여부를 확인합니다. 이력 삭제 권한과 원본 메일에 미치는 영향은 현재 도구의 안내를 확인하고, 인수인계에 필요한 자료는 삭제 전에 담당자와 정리하세요.