시작 전 확인
- 작업할 공용주소록 화면과 대상 자료를 먼저 엽니다.
- 현재 계정의 접근 범위와 작업 대상을 확인합니다.
사용 순서
- 공용주소록 → 주소록 정보 → 조회에서 작업할 화면을 엽니다.
- 아래 항목 설명을 읽고 그룹별 주소록 정보와 접근권한 확인에 필요한 대상과 값을 선택합니다.
- 표시된 내용과 대상이 맞는지 확인하고 필요한 기능을 사용합니다.
주소록 정보 열기
그룹을 선택한 뒤 오른쪽의 주소록 정보 를 확인합니다. 해당 그룹의 정보와 접근권한이 표시됩니다. 연락처 상세를 보고 있다면 뒤로 버튼으로 그룹 화면에 돌아올 수 있습니다.
그룹의 기본 정보 정리하기
주소록 정보 영역의 수정 을 누르면 그룹 이름·홈페이지·전화번호·주소·도메인·설명 입력란이 열립니다. 그룹 이름에는 필수 표시가 있으며, 고객사나 협업 조직을 설명하는 정보를 함께 정리할 수 있습니다.
특정 담당자의 전화번호와 소속은 연락처 상세에서, 조직이나 그룹 자체의 대표 정보는 주소록 정보에서 구분해 정리해 보세요.
공개·비공개 주소록 구분하기
접근권한 영역의 수정 화면에는 다음 항목이 표시됩니다.
• 공개 주소록 : 모든 구성원이 편집할 수 있습니다.
• 비공개 주소록 : 지정된 구성원만 접근할 수 있습니다.
캡처한 주소록은 공개 상태입니다. 다른 주소록도 같은 범위로 공유된다고 가정하지 말고, 실제 접근권한 안내를 확인하세요. 권한을 변경할 때에는 해당 주소록을 사용하는 구성원과 관리 범위를 먼저 정리합니다.
접근할 수 없는 주소록 확인하기
공용주소록의 초기 안내에는 읽기·편집 권한이 없다면 주소록 관리자 에게 문의하도록 확인합니다. 필요한 주소록이 보이지 않거나 편집이 어려운 경우 관리 담당자에게 해당 주소록과 필요한 작업을 전달해 확인하세요.
이런 업무에 활용해 보세요
팀 전체가 관리할 거래처와 특정 담당자만 접근할 연락처를 구분할 때 참고할 수 있습니다. 홈페이지와 대표 전화번호, 설명을 함께 정리하면 새 담당자가 그룹의 성격을 이해하는 데도 도움이 됩니다.
주소록에 접근하거나 편집할 수 없을 때
공개·비공개 상태와 현재 계정에 표시되는 접근권한을 먼저 확인합니다. 공개 주소록과 비공개 주소록에 같은 편집 범위가 적용된다고 가정하지 마세요.
필요한 그룹이 보이지 않거나 수정 도구가 없다면 그룹명·현재 계정·필요한 작업을 주소록 관리자에게 전달합니다. 관리자 지정 메뉴와 일반 멤버의 편집 권한은 서로 다른 설정입니다.
고객사 그룹의 공개 범위와 운영 담당자 정하기
모든 구성원이 함께 관리할 그룹인지 지정한 담당자만 사용할 그룹인지 먼저 정합니다. 주소록 정보의 접근권한 안내와 실제 그룹 구성원을 확인한 뒤 공개 범위를 검토하세요.
그룹을 정리하거나 삭제할 때는 연락처와 메일 이력을 사용하는 담당자를 먼저 확인합니다. 삭제 취소 가능 여부와 보관 기간은 현재 회사 설정과 관리 화면을 기준으로 확인하며, 과거의 유예 기간을 공통 기준으로 적용하지 않습니다.